Kaikkia asiakirjoja ei kannata säilyttää pysyvästi. Siksi asiakirjat jaetaan pysyvästi säilytettäviin ja hävitettäviin asiakirjoihin

Kaikki itse tuotettu materiaali

• pöytäkirjat
• luettelot, kortistot
• päiväkirjat, vieraskirjat, postikirjat yms.
• lähetettyjen kirjeiden kopiot
• puheet
• toimintasuunnitelmat, toimintakertomukset
• itse tehdyt tilastot, raportit, tutkimukset
• säännöt, ohjesäännöt
• tilikirjat
• saapuneet kirjeet ja asiakirjat (huom.)
• vaaliaineistot
• kurssi-, juhla-, retki-, yms. aineistot
• yhdistyksen itse painattamat materiaalit: lentolehtiset, julisteet, historiikit, lehdet yms.
• valokuvat, filmit, videot, atk-tallenteet

• saapuneet (arkistointivelvollisuus on lähettäjällä)
• SAK:n, VTY:n, APJ:n ja muiden organisaatioiden lähettämät kiertokirjeet, yleiskirjeet yms. (kun niitä ei enää tarvita omassa työssä)
• esitteet, mainokset
• tiedoksi tulleet jäljennökset
• ylimääräiset kaksoiskappaleet
• tarpeettomat lähetekirjeet
• tilitositteet (6 vuoden päästä tilintarkastuksesta)

Arkistoksi on valittava kuiva, puhdas ja paloturvallinen tila hyllyineen!

Tiedon säilyminen edellyttää, että asiakirjojen tuottamisessa ja säilyttämisessä käytetään arkistokelpoisia tarvikkeita, kuten papereita, kyniä, mappeja ja koteloita.

Poista arkistoitavista asiakirjoista:

• klemmarit
• teipit
• muovitaskut
• kuminauhat
• muut vieraat esineet (erityisesti metalliset)

Käytä asianmukaisia arkistokansioita niin säästät hyllytila n. 30-50%. Nimiöi kansiot selkeästi!

Ilman kuvien tunnistetietoja valokuvat jäävät vaille informaatioarvoa! Liitä kuvatiedot kuviin välittömästi. Muistiin ei kannata luottaa.

Minimitiedot, jotka merkitään pehmeällä lyijykynällä käyttäen kovaa alustaa kuvan taakse tai säilytyspussiin:

• Kuvauspaikka ja -aika
• Kuvauskohde (henkilöiden nimet!)
• Kuvaaja

Asiakirjoja ei tule säilyttää tietokoneen muistissa. Tietokone on erinomainen työväline, mutta ei arkisto. Kovalevyllä, lerpulla, korpulla tai rompulla oleva tieto ei säily pysyvästi!

Ota paperituloste tärkeimmistä asiakirjoista välittömästi arkistoon!

Yhdistys voi luovuttaa vanhemman arkistoaineistonsa Työväen Arkistoon säilytettäväksi. Arkistossa yleisö saa vapaasti tutkia aineistoja.

Aineisto tulee pakata turvallisesti, niin että pakkaus kestää kuljetuksen. Pakkauksista ei saa tehdä liian painavia. Riippumatta siiitä minkä yhtiön kuljetuspalveluja käytetään, aineisto tulee toimittaa perille tuotuna.

Muista aina päivätä laatimasi asiakirjat